MIS PSystem предназначена для использования предприятиями и производственными подразделениями, выпускающими рекламную и коммерческую полиграфию, книжно-журнальную продукцию, упаковку (гибкую и картонную), этикеточную, сувенирную продукцию и другие виды продукции с использованием любого типа оборудования.

Основные функциональные возможности MIS PSystem:

• Оперативное управление основными производственными и бизнес-процессами типографии, управленческий учет, анализ результатов производственной деятельности.
• Автоматизация управления и учета полного цикла производства полиграфического заказа от получения предварительной заявки клиента до отгрузки готовой продукции, включая снабжение, управление складами, производством и другими ресурсами;
• Функционирует в рамках любой сложной организационно-производственной структуры предприятия, обеспечивает единое информационное пространство для территориально удаленных производственных и коммерческих подразделений, а также группы предприятий, включенных в единый бизнес-процесс;
• Обеспечение описания и расчёта полиграфического заказа любой сложности;
• Поддерживает описание любых производственных процессов полиграфического предприятия: допечатной подготовки, листовой и рулонной печати (включая флексографию), переплётно-брошюровочных и послепечатных процессов;
• Автоматизирует работу складов полиграфического предприятия, в том числе склада готовой продукции, реализует функции резервирования материалов и автоматизации закупок; • В комплект поставки системы входит работа специалиста по установке системы на оборудование заказчика и индивидуальная настройка системы, что позволяет в кратчайшие сроки выстроить автоматизированное управление и учет на вашем предприятии.

 PSystem реализует типовые бизнес-процессы, существующие в большинстве типографий:

Система работает в клиент-серверном режиме и обеспечивает стабильную работу независимо от количества подключенных рабочих станций. Количество рабочих станций не ограничено.

PSystem позволяет:

• рассчитывать цену и себестоимость заказа, нормативное время выполнения производственных операций, а также потребность в основных (Запечатываемые) и дополнительных материалах;
• контролировать все технологические этапы выполнения заказа, от получения макета заказа от клиента до отгрузки готовой продукции;
• регистрировать хозяйственные операции по реализации готовой продукции в любой валюте и отслеживать состояние расчетов с конрагентами;
• планировать загрузку оборудования и оценивать время выполнения каждого этапа технологического процесса;
• планировать потребность в материалах и бумаге и отслеживать их своевременную подготовку;
• управлять процессом изготовления заказа, оперативно корректировать технологический маршрут и параметры технологических операций, оценивая влияние изменений технологии на себестоимость заказа;
• фиксировать параметры прохождения заказа по технологическому маршруту и ​​фактическое потребление ресурсов;
• анализировать результаты производственно-коммерческой деятельности предприятия;
• обмениваться данными с различными внешними системами.

Система MIS PSystem позволяет организовать и управлять:

• Быстрой процедурой оформления заказа
• Расчетом заказа и планированием прибыли
• • Быстрой подготовкой документов
• • Управлением ресурсами клиентов
• • Управление расчетами с клиентами
• • Бизнес-анализом.

 Формирование и расчет заказа на печать

Система предоставляет несколько режимов оформления заказа:

• с помощью мастера оформления стандартных заказов (режим предназначен для менеджера по продажам и обеспечивает максимально быстрое оформление заказа путем заполнения/корректировки запрашиваемых параметров и ответов на элементарные вопросы);
• по шаблону (используется библиотека шаблонов, из которой загружается образец, который затем можно редактировать и рассчитывать);
• по образцу (любой зарегистрированный в системе заказ может быть использован в качестве шаблона для нового заказа);
• с полным описанием (описание заказа создается «с нуля»; режим используется технологом для описания нестандартной продукции);
• процедура оформления заказов с помощью мастера не требует от пользователя знания технологии полиграфического производства и доступна менеджеру по продажам после непродолжительного обучения.

Результатом любого из предложенных режимов обработки является полное технологическое описание работы, поэтапный (пошаговый) расчет стоимости (цены) и плановой себестоимости заказа; расчет расхода всех видов бумаги и основных материалов, указанных в описании заказа; расчет нормативов времени всех производственных процессов.

Предполагаемое количество бумаги и основных материалов может быть зарезервировано на складе непосредственно во время обработки заказа.

Все ручные корректировки количественных и стоимостных показателей, внесенные в расчет, регистрируются системой и отображаются в виде скидок и наценок относительно расчетных показателей. Система позволяет учитывать комиссионные отчисления посредникам и другие нестандартные статьи затрат.

Зарегистрированные заказы представлены в системе в виде таблицы, в столбцах которой могут отображаться любые данные о заказе (№, заказчик, наименование, количество готовой продукции, тип, цена, себестоимость, менеджер, дата поставки), а также статус расчетов по каждому заказу.

Подготовка производственной документации

Одним из результатов расчета и размещения заказа является пакет производственной документации, включающий:

• Технологический паспорт заказа;
• Заявку на бумагу и материалы;
• Заявку на субподрядные работы;
• Ведомость учета макулатуры;
• Ведомость учета себестоимости заказа;
• Задание колористу.

Расчеты с заказчиками, подготовка платежных
и отгрузочных документов

PSystem по результатам расчета заказа позволяет автоматически сформировать договор на оказание полиграфических услуг и коммерческое предложение заказчику.

MIS обеспечивает подготовку расчетных и отгрузочных документов, включая:

• Подготовку счета на оплату заказа;
• Регистрация поступления оплаты;
• Подготовку отгрузочных документов (ТТН, ТН и счет-фактура). (Расчетные и отгрузочные документы могут быть экспортированы в бухгалтерскую систему предприятия.)
• Расчетные и отгрузочные документы могут быть оформлены в любой валюте с пересчетом по кросс-курсу.

MIS PSystem обеспечивает учет взаиморасчетов с контрагентами как в разрезе клиентов, так и в разрезе отдельных заказов. Система оперативно предоставляет данные о текущем сальдо взаиморасчетов, об оборотах за период, детализирует обороты по отдельным документам.

Информация о клиентах хранится в справочнике контрагентов системы. Система поддерживает набор произвольных независимых классификаторов контрагентов, а также индивидуальные наборы реквизитов для каждой группы.

МИС обеспечивает хранение следующих видов данных о контрагенте:

• идентификационные и описательные реквизиты и классификация;
• справочник договоров;
• справочник банковских счетов;
• справочник контактных лиц контрагента;
• список хозяйственных операций и текущее состояние взаиморасчетов.

Справочник клиентов отображается в виде таблицы с настраиваемым набором столбцов с реквизитами.

Удобный доступ к информации обеспечивают:

• классификаторы;
• функция фильтрации по заданным пользователем условиям;
• функция поиска.

MIS Psystem поддерживает следующие функции:

• Планирование ресурсов предприятия
• Оптимизация ресурсов предприятия
• Контроль технологических процессов
• Контроль производственного персонала
• Контроль качества
• Анализ производственных и технологических процессов

 Планирование и диспетчеризация загрузки производственного оборудования

Технологический маршрут любого заказа при оформлении заказа описывается схемой технологического процесса, которая определяет последовательность операций и возможность распараллеливания отдельных фрагментов технологического процесса.

Длительность операций определяется на основании результатов расчета заказа. При этом автоматически определяются временные интервалы между последовательными операциями, что позволяет начать операцию, не дожидаясь окончания предыдущей, или ввести дополнительный технологический интервал между смежными операциями.

При автоматическом построении плана учитываются график работы оборудования и нормативные затраты времени на перемещение промежуточных изделий между цехами.

Размещение заказов в плане производства осуществляется в соответствии с выбранным пользователем вариантом. При включении в план производства пользователь выбирает алгоритм («как можно раньше», «с даты поставки» или «до конца очереди»), а также приоритет заказа, который определяет последовательность размещения заказов в плане. Общая картина загрузки оборудования отображается на диаграмме Ганта.

Управление очередью осуществляется в режиме диспетчеризации. Режим диспетчеризации реализует следующие функции:

• изменение порядка операций в очереди;
• перемещение операции с машины на машину;
• блокировка операции по времени;
• блокировка последовательности операций в начале очереди;
• корректировка длительности операции;
• разделение плановой операции и добавление внеплановых операций;
• корректировка параметров процесса;
• планирование простоев.

В режиме диспетчеризации каждое изменение, вносимое пользователем, сопровождается автоматическим перерасчётом времени начала и длительности операций. Система оперативно сигнализирует о возникающих конфликтах, которые могут быть разрешены вручную или автоматически при перерасчёте плана.

После регистрации завершения операции она исчезает из соответствующей очереди, при этом время её завершения автоматически учитывается при корректировке плана.

Регистрация фактических показателей
выполнения технологических операций

Подсистема производственного учета позволяет регистрировать как полное, так и частичное выполнение технологической операции, выполнение внеплановых операций, а также регистрировать внеплановые простои.

Вся информация о фактическом выполнении производственных заданий оперативно отображается в диспетчерском режиме и учитывается при перерасчете плана.

Процесс производственного учета предусматривает ввод следующей информации:

• дата/время начала операции;
• дата/время окончания операции;
• фактический объем выпускаемой продукции;
• исполнители;
• фактический расход материалов;
• фактический расход бумаги и неплановые технические отходы.

Аварийные ситуации и остановки регистрируются с указанием причины и следствия – повторного выполнения или отмены операции.

Информация о учтённом расходе материалов и бумаги автоматически передаётся в подсистему складского учёта.

Учёт фактического исполнения может осуществляться как из диспетчерского режима, так и через несколько специализированных интерфейсов, ориентированных как на централизованный учёт, так и на ввод данных исполнителями непосредственно на рабочем месте.

Функциональные возможности PSystem:

• Управление запасами материалов
• Контроль поставок
• Надежное управление запасами материалов и оборотом материалов
• Поддержка нескольких складов
• Планирование расхода материалов
• Анализ запасов и товарооборота
• Управление запасами готовой продукции

 Снабжение материалами и
резервирование материалов под заказ

Заявки на материалы, сформированные автоматически при размещении заказов или введенные вручную, поступают в подсистему управления запасами. На основании заявок система автоматически резервирует свободные остатки на складе или, в случае отсутствия материалов на складах, формирует заказы поставщикам.

PSystem отслеживает состояние взаиморасчётов с поставщиками и субподрядчиками, включая:

• формирование заказов на поставку материалов и бумаги;
• регистрацию входящих счетов-фактур от поставщика;
• регистрацию оплаты за бумагу и материалы;
• регистрацию поступления материалов на склад.

После поступления материалов на склад система может автоматически резервировать материалы под ожидаемые заявки.

Учёт бумаг и материалов

Подсистема складского учета PSystem позволяет вести учет наличия и движения производственных запасов на полиграфическом предприятии. Поддерживается структура складских комплексов и мест хранения любой сложности.

Функции складского учета включают в себя:

• ведение справочника номенклатуры;
• ввод/редактирование начальных остатков;
• учет движения и трансформации материалов;
• оперативное получение информации о наличии и движении производственных запасов по любым секциям.

Подсистема складского учета PSystem реализует ряд уникальных функций, ориентированных на полиграфическое предприятие:

• произвольная классификация производственных запасов;
• индивидуальный настраиваемый набор реквизитов для группы однородных материалов;
• автоматическое формирование наименований и кодов товаров;
• автоматический перевод количественных показателей в другие единицы измерения (например, лист-кг-упаковка-паллета-кв.м и т.д.);
• регистрация хозяйственных операций в любых единицах измерения, принятых в материальном учете;
• регистрация приходных и расходных операций в любой валюте;
• две независимые цены: учетная и плановая;
• специальные режимы расчета параметров и описания отраслевых инструментов и материалов.

Учёт готовой продукции

Система позволяет описывать заказы, в результате которых получается несколько видов продукции. Соответственно, в результате калькуляции таких заказов определяется как цена (себестоимость) всего заказа в целом, так и цена (себестоимость) отдельных изделий. Цена заказа может быть рассчитана как на технологической основе, включающей стоимость работ, бумаги, материалов и других статей затрат, так и по прейскуранту на стандартные (или договорные) виды продукции.

Регистрация поступления готовой продукции на склад происходит автоматически после внесения в систему информации о завершении последней технологической операции заказа. Списание продукции со склада производится при оформлении сопроводительной документации.

PSystem позволяет корректно обрабатывать практические ситуации, возникающие на складе готовой продукции, а именно: перепечатки или «недотираж» продукции, выпуск и отгрузка продукции партиями и т. д.

Себестоимость производства — один из ключевых показателей конкурентоспособности компании. Как правило, под термином «себестоимость полиграфической продукции» понимается полная стоимость заказа на печать.

Что такое себестоимость? Себестоимость — это сумма затрат, отнесённых к объекту затрат. Для полиграфической продукции объектом затрат является заказ.

Существует несколько методов калькуляции себестоимости. В наших решениях мы используем метод «Standard Costing» для калькуляции полной себестоимости. Вкратце, суть этого метода заключается в том, что себестоимость складывается из прямых затрат (бумага, материалы и т. д.) и доли косвенных затрат, отнесённых к заказу.

Учитывая специфику производства, мы используем модель ABC-себестоимости, адаптированную специально для полиграфического и упаковочного производства. Активно-ориентированная калькуляция себестоимости (ABC) — это специализированная модель калькуляции себестоимости, которая определяет виды деятельности компании и распределяет затраты по каждому виду деятельности на основе фактической себестоимости каждого вида деятельности. В отличие от стандартной калькуляции себестоимости, эта модель также преобразует накладные расходы в прямые.

Что даёт калькуляция себестоимости? Себестоимость может быть плановой и фактической.

Плановая себестоимость рассчитывается на основе плановой себестоимости и плана производства. Результат используется для установления цены продажи или для контроля уровня безубыточности при продаже по прейскурантной цене.

Фактическая себестоимость определяется на основе фактического выполнения заказа. Фактические затраты используются для расчета. Косвенные затраты рассчитываются ежемесячно и распределяются методом ABC. Прямые затраты распределяются непосредственно на основе данных производственного учета.

Наиболее интересным является сравнение плановой и фактической себестоимости. Анализ результатов позволяет выявить отклонения, понять их причины и принять соответствующие управленческие решения.

Дополнительные возможности

• Мы используем современную методологию управления для расчета полной себестоимости продукции при позаказном производстве;
• Мы предлагаем широкие возможности настройки расчета себестоимости;
• Расчет как плановой, так и фактической себестоимости;
• Расчет фактической себестоимости незавершенных заказов;
• Фактические затраты собираются за все отчетные периоды, в которых выполнялись работы;
• Анализ эффективности производства основан на сравнении как количественных, так и стоимостных показателей;
• Высокая степень детализации расчетов обеспечивает широкие аналитические возможности.

Аналитические функции системы

Разработаны ряд аналитических инструментов для оценки эффективности типографии с точки зрения затрат и рентабельности.

Некоторые ключевые:

• Расчет плановой себестоимости по материалам и технологическим операциям на этапе размещения заказа;
• Результаты расчетов плановой и фактической себестоимости представлены пользователю в разрезе статей затрат и элементов затрат;
• Возможность детального анализа себестоимости выполненного заказа вплоть до этапов каждой технологической операции, что позволяет детально проанализировать материальные затраты на производство каждого элемента заказа;
• Анализ себестоимости заказа предоставляет данные о плановой и фактической себестоимости, а также о плановой и фактической прибыли. Данные группируются по типу продукции, клиенту или менеджеру. Внимание пользователя сосредоточено на убыточных заказах. Для любого заказа предоставляется детальный анализ себестоимости по элементам затрат, включая материалы и технологические операции. Каждая технологическая операция, в свою очередь, разбивается на косвенные статьи затрат;
• Анализ себестоимости материалов сравнивает плановые и фактические материальные затраты на производство, выявляя причины отклонений. Он рассчитывает дополнительную прибыль и убытки, возникающие в результате этих отклонений. Результаты используются для корректировки плановых цен на материалы и норм расхода материалов.
• Анализ стоимости машино-часов исследует влияние косвенных затрат и использования оборудования на затраты труда. Анализируются отклонения фактических результатов от плановых показателей. Результаты используются для оптимизации графиков работы оборудования, корректировки настроек расчета плановой себестоимости и, как следствие, более точного планирования прибыли.
• Анализ стоимости оборудования предоставляет данные о прибыли или убытке, полученных по каждой единице оборудования, и поясняет результаты, отражая влияние различных факторов.
• Анализ затрат на аутсорсинг — это способ анализа прямых затрат, связанных с услугами субподрядчиков.

Дополнительные возможности системы:

• Печать CRM-файлов
• Онлайн-учёт фактической продукции
• Интеграция с бухгалтерскими, допечатными, CRM-системами
• Интеграция с системами Web2Print
• Поддержка API-протоколов
• Подключение к технологическому оборудованию (JDF/JMF)

 Регистрация факта выполнения технологических операций

PSystem позволяет контролировать ход выполнения заказов в режиме реального времени. Эффективность предоставления информации пользователям зависит от своевременной регистрации хода выполнения заказов в производстве.

Наша компания предлагает специализированное программное и аппаратное решение для контроля хода выполнения заказов в режиме реального времени — PSystemTouch.

PSystemTouch — это подсистема регистрации производственных данных, использующий компьютер, оснащенный сенсорным экраном и сканером штрихкодов. Она предназначена для регистрации информации о ходе выполнения производственного плана, фактическом выпуске, фактической продолжительности, исполнителях, фактическом расходе материалов и т.д. Интерфейс программы имитирует пульт управления оборудованием. Информация о ходе выполнения заказа доступна пользователям системы в режиме реального времени.

Подсистема управления доступом

Подсистема управления доступом решает следующие задачи:

• добавление/удаление пользователей системы;
• изменение паролей доступа;
• объединение пользователей в группы;
• управление правами доступа к информации и функциям системы для групп пользователей и отдельных пользователей.

Подсистема контроля доступа позволяет регулировать доступ к следующим функциям системы и видам информации:

• доступ к заказам других пользователей;
• доступ к клиентам других пользователей (менеджеров);
• доступ к отдельным блокам информации о заказах (технологическим, финансовым);
• разрешение на изменение состояний заказов;
• доступ к системным справочникам;
• доступ к определённым типам документов;
• доступ к отдельным оперативным и аналитическим отчётам.

Общая отчетность:

• По видам продукции (оборот, прибыль, рентабельность и т. д.)
• По видам оборудования (загрузка, прибыль, рентабельность и т. д.)
• Расчеты с поставщиками и подрядчиками
• Отгруженная продукция, незавершенное производство
• Оборот, задолженность и выполнение договоров продаж
• Отчётность о регистрации факта выполнения технологических операций

PSystem автоматически формирует оперативные производственные отчеты. Автоматизация планирования производства позволяет оперативно подготовить пакет плановых документов, включая:

• графики работы сотрудников;
• графики обработки заказов;
• сменные задания;
• оперативный план работ и другие отчеты.

На основании фактических данных об обработке заказов на производстве, внесенных в систему, PSystem формирует следующие виды отчетов:

• отчеты о выполнении плана производства за смену;
• отчеты о загрузке оборудования за смену;
• отчеты о работе производственного персонала за смену;
• отчеты о фактическом расходе материалов и его отклонении от плана за смену;
• отчеты по качеству за смену.
• Анализ производственной и коммерческой деятельности

Система формирует следующие группы аналитической отчетности:

• анализ производственных показателей;
• анализ план-факт себестоимости;
• анализ реализации продукции и услуг.

Анализ производственных показателей включает в себя следующие виды отчетов:

• план-факт анализ выполнения плана производства;
• анализ загрузки оборудования;
• план-факт анализ расхода бумаги и материалов;
• отчеты о работе производственного персонала за период;
• статистическая обработка сменных отчетов по качеству и других отчетов.

Анализ план-факт себестоимости позволяет анализировать:

• отклонения себестоимости заказов;
• отклонения себестоимости оборудования;
• отклонения себестоимости материалов;
• сводные данные по себестоимости по видам продукции;
• отклонения себестоимости по заказам отдельных клиентов и заказам, принятым отдельными менеджерами.

Анализ реализации продукции и услуг включает в себя:

• аналитику по клиентам (активность, суммы заказов, задолженность);
• аналитику по менеджерам (соотношение реализованных и рассчитанных заказов, количество заказов за период, прибыль);
• аналитика по видам продукции (оборот, прибыль, рентабельность, соотношение трудозатрат и материалов и т. д.);
• аналитика по видам оборудования (загрузка, прибыль, рентабельность и т. д.);
• аналитика по взаиморасчетам с поставщиками и субподрядчиками;
• аналитика по отгруженной продукции и незавершенному производству по заказам;
• аналитика по дебиторской задолженности и выполнению плана продаж продукции.

Каждая группа включает набор отчетов, которые позволяют оценить эффективность работы предприятия в соответствующем разрезе и провести план-факт анализ.

Полученные результаты можно экспортировать в наиболее распространенные форматы обмена данными для дальнейшей обработки и анализа.