MIS PSystem este conceput pentru utilizarea în întreprinderi și unități de producție care realizează tipărituri publicitare, cărți și reviste, ambalaje (flexibile și din carton), etichete, suveniruri și alte tipuri de produse, utilizând orice tip de echipamente.

Principalele sale funcții sunt gestionarea operativă a proceselor de producție și a celor comerciale dintr-o tipografie, contabilitatea de gestiune și analiza rezultatelor activității de producție.

Sistemul automatizează funcțiile de management și evidență ale întregului ciclu de producție al unei comenzi tipografice – de la primirea cererii preliminare până la expedierea produsului finit – precum și managementul resurselor și al producției.

Funcționează în cadrul unei structuri organizaționale și de producție de complexitate arbitrară, oferind un spațiu informațional comun pentru unități de producție și comerciale aflate la distanță geografică, precum și pentru grupuri de întreprinderi care fac parte din același proces de afaceri.

Sistemul permite descrierea și calculul oricărei comenzi de tipar, indiferent de complexitate.

Suportă descrierea tuturor proceselor de producție specifice unei tipografii: prepress, tipar în coală și în rolă (inclusiv flexografic), legătorie și finisare.

Automatizează activitatea depozitelor tipografice, inclusiv a depozitului de produse finite, și oferă funcții pentru rezervarea materialelor și automatizarea achizițiilor.

Pachetul de livrare al sistemului include serviciul de instalare pe echipamentele clientului și configurarea individuală realizată de un specialist, ceea ce permite implementarea rapidă a managementului și evidenței computerizate în cadrul întreprinderii.

Business-procese tipice implementate în PSystem

Sistemul funcționează în mod client–server și asigură performanță stabilă, indiferent de numărul de stații de lucru conectate. Numărul acestora nu este limitat.

PSystem permite:

• calculul prețului și al costului de producție al unei comenzi, al normei de timp pentru operațiunile de producție, precum și al necesarului de materiale de bază și hârtie;

• monitorizarea tuturor etapelor de execuție a comenzii – de la primirea fișierului grafic de la client până la expedierea produsului finit;

• înregistrarea tranzacțiilor comerciale pentru vânzarea produselor finite, în orice valută, și urmărirea stadiului decontărilor cu clienții;

• planificarea gradului de încărcare a echipamentelor și estimarea timpului necesar pentru fiecare etapă a procesului tehnologic;

• planificarea necesarului de hârtie și materiale și verificarea pregătirii lor la timp;

• gestionarea procesului de producție al comenzii, ajustarea operativă a traseului tehnologic și a parametrilor operațiilor, cu evaluarea imediată a impactului acestor modificări asupra costului total al comenzii;

• înregistrarea parametrilor reali ai parcurgerii comenzii prin fluxul tehnologic și a consumului efectiv de resurse;

• analiza rezultatelor activității de producție și comerciale ale întreprinderii;

• schimbul de date cu diverse sisteme externe.

MIS PSystem permite organizarea și gestionarea completă a proceselor legate de:

• primirea rapidă a comenzilor;
• estimarea costurilor și planificarea profitului;
• generarea automată a documentelor comerciale;
• gestionarea resurselor clientului;
• gestionarea decontărilor cu clienții;
• analiza afacerii și a indicatorilor de performanță.

Înregistrarea și calculul unei comenzi de tipar

Sistemul oferă mai multe moduri pentru introducerea unei comenzi:

1. Asistentul pentru comenzi standard (Order Wizard) – destinat managerilor de vânzări. Permite înregistrarea rapidă a unei comenzi prin completarea sau corectarea parametrilor solicitați și răspunsul la câteva întrebări simple.

2. Pe bază de șablon (Template) – utilizând o bibliotecă de șabloane, din care se încarcă un model ce poate fi ulterior editat și recalculat.

3. După un model existent (Sample) – orice comandă deja înregistrată în sistem poate fi folosită ca bază pentru o comandă nouă.

4. Descriere completă (Full Description) – modul folosit de tehnolog pentru comenzi atipice, care necesită o descriere tehnologică detaliată de la zero.

Procedura de introducere a comenzii prin asistent nu necesită cunoștințe tehnice aprofundate despre procesele tipografice, fiind accesibilă managerilor de vânzări după o scurtă instruire.

Indiferent de metoda utilizată, rezultatul final constă în:

• o descriere tehnologică completă a lucrării;
• un calcul pas cu pas al prețului de vânzare și al costului planificat al comenzii;
• calculul consumului de hârtie și materiale de bază specificate în descriere;
• calculul normelor de timp pentru toate procesele de producție.

Cantitatea estimată de hârtie și materiale de bază poate fi rezervată direct în depozit în timpul procesării comenzii.

Toate ajustările manuale ale indicatorilor cantitativi și valorici introduse în calcul sunt înregistrate automat de sistem și afișate sub formă de discounturi sau majorări față de valorile estimate. De asemenea, sistemul permite luarea în considerare a comisioanelor și a altor articole personalizate de cost.

Gestionarea comenzilor înregistrate

Comenzile înregistrate sunt afișate într-un tabel configurabil, ale cărui coloane pot conține diverse detalii:

• numărul comenzii;
• clientul;
• denumirea lucrării;
• tirajul;
• tipul produsului;
• prețul și costul de producție;
• managerul responsabil;
• termenul de livrare;
• stadiul de decontare pentru fiecare comandă.

Pregătirea documentației de producție

Unul dintre rezultatele procesului de calcul și înregistrare a unei comenzi este pachetul complet de documentație tehnologică, care include:

• Fișa tehnologică a comenzii (Technology Sheet);
• Cererea de eliberare a hârtiei și materialelor (Material Requisition);
• Cererea de lucrări subcontractate (Subcontract Application);
• Fișa detaliată a deșeurilor de hârtie (Paper Waste Detail Sheet);
• Fișa detaliată a costurilor comenzii (Order Cost Detail Sheet);
• Sarcina pentru specialistul colorist (Assignment to Colorist).

Decontări cu clienții, documente de plată și expediere

Pe baza calculelor de comandă, PSystem poate genera automat:

• contractul de prestări servicii tipografice;

• oferta comercială (quotation) destinată clientului.

Sistemul MIS asigură pregătirea documentelor de plată și expediere, inclusiv:

• emiterea facturii pentru comandă;

• înregistrarea plății primite;

• generarea documentelor de livrare (aviz de expediție, factură, scrisoare de trăsură etc.).

Aceste documente pot fi exportate către sistemul de contabilitate al întreprinderii.
Sistemul permite înregistrarea documentelor de decontare și livrare în orice valută, cu recalcul automat la cursul valutar curent.

Evidența decontărilor

MIS PSystem oferă evidența completă a decontărilor reciproce, atât pe clienți, cât și pe comenzi individuale. Sistemul furnizează în timp real informații despre:

• soldurile curente ale decontărilor;
• rulajele pe perioadă;
• detalierea tranzacțiilor pe documente.

Registrul clienților

Datele despre clienți sunt stocate în directorul de clienți, care permite:

• clasificarea partenerilor în funcție de criterii definite de utilizator;
• configurarea individuală a setului de informații pentru fiecare categorie de clienți.

Sunt gestionate următoarele tipuri de informații despre fiecare client:

• date de identificare și clasificare;
• contracte active;
• conturi bancare;
• persoane de contact;
• lista tranzacțiilor și situația decontărilor.

Registrul clienților este prezentat sub formă de tabel cu coloane configurabile, ce pot conține orice detalii relevante.

Accesul rapid la informație este asigurat prin:

• clasificatori (categorii);
• filtre definite de utilizator;
• funcție de căutare.

MIS PSystem include un set complet de funcționalități pentru planificarea și controlul resurselor întreprinderii:

• Planificarea resurselor de producție (ERP);
• Optimizarea utilizării resurselor;
• Controlul proceselor tehnologice;
• Monitorizarea personalului de producție;
• Controlul calității;
• Analiza proceselor tehnologice;
• Planificarea și dispecerizarea producției.
• Traseul tehnologic și planificarea producției

Pentru fiecare comandă, în timpul înregistrării, se construiește schema procesului tehnologic, care stabilește:

• succesiunea operațiilor;
• posibilitatea derulării în paralel a unor segmente ale fluxului de producție.

Durata fiecărei operații se determină automat pe baza datelor rezultate din calculul comenzii.

Sistemul stabilește automat timpii de decalaj (lag) dintre operațiuni, permițând:

• lansarea unei operații înainte de finalizarea celei precedente, atunci când fluxul o permite;
• introducerea unor timpi suplimentari de așteptare acolo unde procesul tehnologic o impune.

La construirea automată a planului, sistemul ține cont de:

• graficul de funcționare al echipamentelor;
• timpii standard pentru transferul semifabricatelor între secții.

Comenzile sunt introduse în planul de producție conform opțiunilor definite de utilizator.
La includerea unei comenzi în plan, se pot selecta algoritmi de prioritizare precum:

• „cât mai devreme posibil” (as early as possible);
• „pornind de la data de livrare”;
• „la sfârșitul cozii de producție”.

Utilizatorul poate seta prioritatea comenzii, care influențează ordinea în care comenzile sunt așezate în plan.

Gradul de încărcare a echipamentelor este afișat grafic pe diagrama Gantt, permițând o vizualizare clară a planului de producție.

Sistemul semnalează imediat eventualele conflicte apărute în planificare, care pot fi rezolvate:

• manual, de către dispecer;
• automat, prin recalcularea planului.

După înregistrarea finalizării unei operații, aceasta este eliminată din coada activă, iar timpul de execuție este luat în considerare automat la actualizarea planului.

Evidența producției

Subsistemul de contabilitate a producției permite înregistrarea:

• finalizării totale sau parțiale a unei operații;
• executării operațiilor neplanificate;
• perioadelor de staționare neprevăzute.

Toate informațiile privind realizarea efectivă a sarcinilor de producție sunt afișate în timp real în modul de dispecerizare și luate în considerare la recalcularea planului general.

Datele introduse includ:

• data și ora de începere a operației;
• data și ora de finalizare;
• cantitatea efectivă produsă;
• operatorii executanți;
• consumul real de materiale și hârtie;
• deșeurile tehnice neplanificate.

Evenimentele neprevăzute (defecțiuni, opriri, refaceri de operații) se înregistrează cu indicarea cauzei și a consecinței.

Informațiile despre consumurile reale de hârtie și materiale sunt transmise automat către subsistemul de gestiune a stocurilor.

Înregistrarea datelor privind execuția operațiilor se poate realiza:

• din modul de dispecerizare (centralizat);
• prin interfețe dedicate, utilizate direct la posturile de lucru din producție (auto înregistrare de către operatori).

Funcțiile de bază ale sistemului PSystem pentru managementul materialelor și stocurilor includ:

• managementul stocurilor de materiale;
• controlul aprovizionării;
• gestionarea rotației și disponibilității stocurilor;
• suport pentru depozite multiple (multi-warehouse);
• planificarea consumului de materiale;
• analiza rotației și a disponibilităților;
• gestionarea stocului de produse finite;
• rezervarea materialelor;
• generarea automată de cereri de materiale.

Cererile de materiale, generate automat în momentul introducerii comenzilor (sau introduse manual), sunt transmise către subsistemul de gestiune a stocurilor.
Pe baza acestor cereri, sistemul:

• rezervă automat materialele disponibile în depozit;
• dacă stocurile sunt insuficiente, generează comenzi către furnizori.

PSystem monitorizează starea decontărilor cu furnizorii și subcontractorii, permițând:

• generarea comenzilor de aprovizionare cu materiale și hârtie;
• înregistrarea facturilor primite;
• înregistrarea plăților către furnizori;
• înregistrarea recepției materialelor în depozit.

După recepționarea materialelor, sistemul poate face rezervări automate pentru comenzile aflate în așteptare.

Evidența hârtiei și a materialelor

Subsystemul de gestiune a depozitelor din PSystem permite urmărirea existenței și mișcării stocurilor de producție la nivelul întregii tipografii.

Se pot defini structuri de depozite și locații de stocare de orice complexitate.

Funcțiile principale includ:

• administrarea nomenclatorului de articole (stocuri);
• introducerea și editarea soldurilor inițiale;
• înregistrarea mișcărilor și transformărilor de materiale;
• obținerea rapidă de informații privind existențele și mișcările de stocuri, pe orice criterii.

Funcții specializate pentru tipografii

PSystem oferă un set extins de funcții specifice industriei poligrafice:

• clasificarea liberă a stocurilor de producție;
• configurarea individuală a detaliilor pentru grupuri de materiale similare;
• generarea automată a denumirilor și codurilor interne;
• conversia automată a unităților de măsură (ex. coli–kg–pachet–palet–m²);
• înregistrarea tranzacțiilor în orice unitate de măsură utilizată în tipografii;
• evidența intrărilor și ieșirilor în orice valută;
• gestionarea a două prețuri independente: contabil și planificat;
• moduri speciale pentru descrierea și calculul materialelor și uneltelor specifice tiparului (cerneluri, plăci, cauciucuri, forme, lacuri etc.).

Evidența produselor finite

Sistemul permite descrierea comenzilor care generează mai multe tipuri de produse.
Ca urmare a calculului, se determină atât:

• prețul și costul total al comenzii, cât și
• prețul și costul pentru fiecare produs în parte.

Calculul prețului se poate realiza:

• pe bază tehnologică (costuri de lucru, materiale, hârtie, alte articole de cheltuieli), sau
• conform listei de prețuri (price list) pentru produse standard sau contractuale.

Recepția produselor finite în depozit se înregistrează automat după finalizarea ultimei operații tehnologice a comenzii.

Ieşirea produselor din stoc se realizează la emiterea documentelor de livrare.

PSystem gestionează corect situațiile reale din depozitul de produse finite, cum ar fi:

• supraproducția sau lipsa de exemplare;
• livrarea și expedierea fracționată pe loturi;
• ajustările cantitative în urma controlului de calitate.

Costul de producție reprezintă unul dintre cei mai importanți indicatori ai competitivității unei întreprinderi tipografice.
În mod obișnuit, prin cost de producție tipografic se înțelege costul total al unei comenzi de tipar.

Ce înseamnă „cost”?

Costul reprezintă suma cheltuielilor alocate unui obiect de cost. În cazul produselor tipărite, obiectul de cost este comanda.

Există mai multe metode de calcul al costurilor. În PSystem, este utilizată metoda Standard Costing (cost standard) pentru determinarea costului complet al unei comenzi. Pe scurt, esența acestei metode constă în faptul că costul total este format din:

• costuri directe (hârtie, materiale, lucrări subcontractate etc.);
• o cotă-parte din costurile indirecte, alocate comenzii conform regulilor stabilite.

Modelul ABC adaptat industriei tipografice

Având în vedere specificul producției de tipar, PSystem folosește un model de costuri bazat pe activități – ABC (Activity-Based Costing) – adaptat în mod special pentru tipografii și fabrici de ambalaje.

Modelul ABC identifică activitățile din cadrul întreprinderii și alocă costurile fiecărei activități în funcție de consumul real de resurse.
Astfel, costurile generale (overhead) sunt convertite în costuri directe, permițând o imagine mult mai realistă asupra profitabilității.

Tipuri de costuri calculate

Sistemul calculează și compară două tipuri principale de costuri:

1. Costuri planificate (Planned Costs)

• se calculează pe baza datelor din planul de producție și a costurilor standard;
• sunt utilizate pentru stabilirea prețului de vânzare sau analiza pragului de rentabilitate.

2. Costuri reale (Actual Costs)

• sunt determinate pe baza datelor efective de producție;
• includ toate consumurile reale de materiale, timp de lucru și cheltuieli indirecte.
• costurile indirecte sunt distribuite lunar, folosind metoda ABC;
• costurile directe se preiau automat din evidența producției.

Analiza deviațiilor plan–real

Cea mai valoroasă parte a sistemului este comparația dintre costurile planificate și cele efective.
Analiza acestor deviații permite:

• identificarea cauzelor diferențelor de cost;

• ajustarea tarifelor interne și a normelor de consum;

• luarea deciziilor manageriale privind eficientizarea producției și stabilirea prețurilor.

Avantajele soluției PSystem

Sistemul se bazează pe o metodologie modernă de management și oferă numeroase avantaje practice pentru întreprinderile din domeniul poligrafic:

• utilizează o metodă standardizată de calcul al costului complet pentru producția pe comandă;
• permite o personalizare extinsă a parametrilor de calcul al costurilor;
• efectuează calculul atât al costurilor planificate, cât și al celor reale;
• calculează costul real al comenzilor aflate în derulare (work in progress);
• colectează costurile efective pentru toate perioadele de raportare în care au avut loc lucrări;
• oferă o analiză a eficienței producției pe baza comparației indicatorilor cantitativi și valorici;
• generează calcule extrem de detaliate, care oferă posibilități ample de analiză economică și managerială.

Capacități analitice (Analytical Capabilities)

PSystem include un set extins de instrumente analitice pentru evaluarea eficienței unei tipografii, din perspectiva costurilor și profitabilității.

Iată câteva dintre cele mai importante funcții:

• calculul costului planificat, defalcat pe materiale și operații tehnologice, încă din etapa de ofertare;
• prezentarea comparativă a costurilor planificate și efective, grupate pe articole și elemente de cost;
• analiză detaliată a costurilor unei comenzi finalizate, până la nivelul fiecărei operații tehnologice, cu indicarea consumului efectiv de materiale;
• analiză a costurilor pe tipuri de produse, clienți sau manageri;
• evidențierea comenzilor neprofitabile și analiza cauzelor acestora;
• compararea costurilor planificate și reale pentru materiale, cu determinarea pierderilor sau câștigurilor suplimentare generate de abateri;
• analiza costului pe ora de mașină (machine-hour cost), cu evidențierea influenței cheltuielilor indirecte și a gradului de utilizare a echipamentelor;
• analiza costului pe echipament individual, cu calculul profitului/pierderii asociate fiecărei mașini;
• analiza costurilor directe asociate serviciilor subcontractate.

Rezultatele acestor analize pot fi folosite pentru:

• optimizarea planificării echipamentelor;
• recalibrarea parametrilor de cost planificat;
• îmbunătățirea preciziei în planificarea profitului.

Sistemul PSystem oferă o serie de module și opțiuni suplimentare care extind funcționalitatea de bază și facilitează integrarea cu alte sisteme software și echipamente tehnologice utilizate în producția tipografică.

Opțiuni disponibile:

• CRM tipografic (Printing CRM);
• Înregistrarea producției în timp real (Actual output online recording);
• Integrare cu sisteme contabile, prepress și CRM existente;
• Integrare cu sisteme Web2Print;
• Suport pentru protocoale API;
• Conectare la echipamente tehnologice prin standardele JDF/JMF;
• Monitorizarea online a procesului de producție (Order process online control).

Monitorizarea online a producției

PSystem permite controlul în timp real al progresului comenzilor aflate în producție.

Eficiența informațiilor afișate pentru utilizatori depinde de înregistrarea promptă a datelor privind avansul comenzilor la fiecare etapă.

Pentru acest scop, compania dezvoltatoare oferă o soluție hardware–software dedicată, denumită PSystemTouch.

PSystemTouch – Centru de înregistrare a datelor din producție

PSystemTouch reprezintă un punct de colectare a datelor din producție, bazat pe un calculator echipat cu ecran tactil și cititor de coduri de bare.

Soluția este concepută pentru a înregistra, în timp real:

• progresul planului de producție;
• cantitatea efectivă realizată;
• durata efectivă a operațiilor;
• executanții (operatorii);
• consumul real de materiale și hârtie;
• alte date operaționale relevante.

Interfața software a PSystemTouch este intuitivă, imitând panoul de control al echipamentului de tipar.
Informațiile privind progresul comenzilor sunt vizibile în timp real pentru toți utilizatorii sistemului, direct în interfața principală PSystem.

Subsistemul de control al accesului
(Access Control Subsystem)

Acest modul asigură administrarea utilizatorilor și protejarea informațiilor, oferind control granular asupra accesului la date și funcții.

Funcționalități principale:

• adăugarea și eliminarea utilizatorilor din sistem;
• modificarea parolelor de acces;
• gruparea utilizatorilor pe roluri;
• gestionarea drepturilor de acces la funcțiile și informațiile sistemului, atât pentru grupuri de utilizatori, cât și individual.

Reguli de control al accesului

Subsystemul permite restricționarea accesului la următoarele tipuri de date și funcții:

• comenzile gestionate de alți utilizatori;
• clienții alocați altor manageri;
• blocuri informaționale sensibile din comenzi (tehnologice, financiare etc.);
• permisiunea de a modifica starea comenzilor;
• accesul la directoare și nomenclatoare ale sistemului;
• accesul la anumite tipuri de documente;
• accesul la rapoarte operaționale și analitice specifice.

Astfel, sistemul poate fi configurat flexibil, pentru a corespunde structurii organizaționale a întreprinderii și nivelurilor de responsabilitate ale personalului.

PSystem oferă un set extins de rapoarte operaționale și analitice, care acoperă toate aspectele activității de producție și comerciale ale întreprinderii.

Rapoarte generale

• după tip de produs (cifră de afaceri, profit, marjă etc.);
• după tip de echipament (grad de utilizare, profitabilitate etc.);
• situația decontărilor cu furnizorii și subcontractorii;
• produsele expediate și lucrările aflate în curs;
• analiza rulajelor, creanțelor și îndeplinirii planului de vânzări.

Rapoarte operaționale de producție

PSystem generează automat documentele operaționale de planificare și urmărire, precum:

• programele de lucru ale angajaților;
• graficele de procesare a comenzilor;
• planurile de lucru pe schimburi;
• planul operațional zilnic și alte rapoarte auxiliare.

Pe baza datelor efective înregistrate în sistem, pot fi generate rapoarte precum:

• raportul privind realizarea planului de producție pe schimb;
• raportul privind încărcarea echipamentelor;
• raportul asupra activității personalului de producție;
• raportul privind consumul efectiv de materiale și abaterile față de plan;
• rapoarte de calitate pe schimb.

Analiza rezultatelor obținute

Sistemul generează mai multe grupuri de rapoarte analitice:

Analiza indicatorilor de producție:

• comparația plan/real pentru realizarea planului de producție;
• analiza gradului de utilizare a echipamentelor;
• analiza consumului de hârtie și materiale;
• raportarea activității personalului pe perioade
• statistici privind calitatea lucrărilor.

Analiza costurilor planificate vs. realizate:

• abateri în costurile comenzilor;
• variații în costul de operare al echipamentelor;
• abateri în costul materialelor;
• sinteza costurilor pe tip de produs, client sau manager.

Analiza vânzărilor de produse și servicii:

• analiza pe clienți (activitate, volum de comenzi, datorii);
• analiza pe manageri (raport între comenzi calculate și vândute, profit generat, productivitate);
• analiza pe tipuri de produse (cifră de afaceri, profit, rentabilitate, raport muncă/materiale);
• analiza pe echipamente (grad de utilizare, profit, marjă de contribuție);
• analiza decontărilor cu furnizorii și subcontractorii;
• analiza produselor expediate și a lucrărilor aflate în curs;
• analiza datoriilor și a gradului de îndeplinire a planului de vânzări.

 Fiecare grup de rapoarte oferă instrumente pentru evaluarea performanței întreprinderii, în contextul dorit, și pentru efectuarea unei analize plan–real detaliate.

Rezultatele obținute pot fi exportate în formate standard de schimb de date (Excel, CSV, XML etc.), pentru prelucrare și analiză suplimentară.